AI for Beginners・實戰分享

一年前，我還在做工地。
現在公司的目錄與文宣，
都是我跟 AI 一起做的

我沒有美工底、不會寫程式，2025 年以前連辦公室都沒坐過。這一頁把我這一年學會最重要的一件事教給你：不是學工具，是學會怎麼跟 AI 交代事情。用你公司的產品目錄當第一份作業，看完就能動手。

看完這頁，你會拿到：
  • ① 把 AI 當「新員工」帶的三個心法
  • ② 一套交辦公式＋3 段可以直接照抄的提示詞
  • ③ 第一份作業：這週把舊目錄改出一頁新的
  • ④ 傳產最需要的保密須知與避坑清單
分享：協洋辦公家具 HY Office・Mark｜2026 年 7 月

先講結論

你已經會跟 GPT、Gemini 聊天，其實就站在起點上了。差別只有一件事：把 AI 當搜尋引擎的人，得到答案；把 AI 當新員工帶的人，得到成品。交代背景、給材料、驗收打回——這些你每天帶員工都在做，只是把對象換成一個秒回、不會累、也不怕你唸的傢伙。不用會程式，不用會設計。

需要會的 打字＋傳檔案起步費用 $0每天 30 分鐘第一頁成品 這週
我的一年心法溝通公式備料工具階梯第一份作業避坑與保密FAQ
My First Year

先交代我是誰：一個沒有任何底子的接手者

不是要講勵志故事，是要讓你確認一件事：起點比你低的人都走得到，你一定可以。

Mindset

心法：把 AI 當「新員工」帶，不是當神燈許願

先看地圖——這頁接下來就這六站，照順序走，最後一站是動手：

01心法AI 是新員工，不是搜尋引擎（3 分鐘） 02溝通公式交辦一件事，講清楚五件事（8 分鐘） 03備料開工前把家底找齊（5 分鐘） 04工具階梯從你會的開始，一階一階爬（5 分鐘） 05第一份作業舊目錄改出一頁新的（動手 1～2 小時） 06避坑與保密三個會受傷的地方＋保密原則（5 分鐘）
🧑‍💼

它什麼都會，就是不認識你

AI 讀過全世界的資料，卻完全不知道你公司賣什麼、客戶是誰、規格長怎樣。所以每次都先交代背景——就像新人報到，你不會第一天就叫他去做目錄。

📦

給材料，不要出謎語

丟一句「幫我做目錄」＝叫新人自己猜，猜出來一定不能用。把舊目錄、規格表、照片給它，材料越真，成品越像樣。

🔁

驗收 → 打回 → 改到好

第一版不滿意很正常，新人的第一份稿也一樣。指著問題講（「第二段太浮誇」「單位改 mm」），在同一個對話裡改到好，不要砍掉重練開新視窗。

你其實已經會了。帶 AI 用的就是你帶人的那套管理能力——只是這位新員工秒回、24 小時上班、改一百次也不會擺臉色。
The Formula

溝通公式：交辦一件事，講清楚五件事

以後每次要 AI 做事，開口前對一下這五格。少一格，成品就打一折。

同一件事，兩種問法的差距

❌ 神燈許願式幫我寫產品介紹

得到一篇萬用空話：「本公司秉持專業精神，提供高品質產品……」誰家都能用＝誰家都不能用。

✅ 交辦新員工式我們是台灣的滾珠螺桿製造商，客戶是機械設備廠的採購。附上這款產品的規格表，幫我寫一段 150 字的目錄用介紹，重點放精度穩定和交期，語氣專業務實不要像廣告，台灣繁體中文。

得到一段八成能用的草稿，剩下兩成你改兩句就上。

三段可以直接照抄的提示詞

「提示詞」（就是你打給 AI 的那段話）不用背，抄了改空格就好。＿＿處換成你家的資料，製造業通用。

提示詞①　第一次見面：先讓它認識你公司
你是我的行銷助理，先記住我們公司的背景：
我們是台灣的＿＿製造商（例：滾珠螺桿、辦公家具），
主要產品是＿＿，客戶是＿＿（例：設備廠採購、經銷商）。
我們的強項是＿＿（例：精度穩定、交期快、可客製）。
之後我交代的所有工作，都用這個背景來做。
全程使用台灣繁體中文，輸出前自我檢查，不可出現簡體字。
先回覆「收到」就好，不用發揮。

最後一句很重要——不加的話，AI 會急著表現，先給你一堆你還不需要的東西。

提示詞②　讀舊目錄：先抽架構，先不要改
附上我們的舊產品目錄（檔案或照片）。先不要改寫任何內容。
幫我整理兩件事：
1. 這份目錄總共有哪些主題頁（一頁一行列出來）
2. 每個產品各列了哪些規格欄位（做成表格）
（如果我只傳其中一頁，就先整理這一頁就好）
整理完先給我確認，確認過我們再開始改。

「先確認、再動工」是帶新人的基本功——先讓它證明有看懂，你再放手。

提示詞③　產出：寫一頁新的
用剛剛確認好的架構，先做「＿＿」這一頁的新版：
1. 產品介紹一段約 150 字，寫給＿＿（例：經銷商）看，
   語氣專業務實，不要像廣告
2. 規格整理成表格，單位一律用＿＿
3. 標題給我 3 個選項
規格數字只能用我提供的，缺的資料標「待確認」，
絕對不可以自己補數字。

最後兩行是 B2B（做企業客戶生意）的保命符。AI 不會說「我不知道」，你不擋，它就會編一個看起來很像的數字給你。

改稿時就像改員工的稿：「第二段太像廣告，改務實一點」「單位統一成 mm」「標題第 2 個方向對，照那個方向再給 3 個」。指得越具體，改得越快。不要整個重來、不要另開新對話——同一個對話裡它記得一切。
Prepare

備料：開工前，先把家底找齊

AI 的產出品質＝你給的材料品質。這一步完全不用 AI，卻決定八成的成敗。

要準備的東西為什麼需要
舊目錄（PDF 或紙本拍照）讓 AI 先懂你們「原本怎麼呈現」，站在現有基礎上改
產品規格表（Excel 最好，紙本也行）這是唯一的數字真相——AI 只准用它，不准自己編
產品實拍照片目錄的產品圖用實拍；AI 生圖只拿來當氛圍配角
LOGO＋企業色沒定過主色就趁這次挑一個，整本目錄才有一致感
一份你覺得漂亮的目錄（同業或國外的）給 AI 當「長相參考」，一張範例勝過一百句形容
花半天把這五樣找齊，勝過之後跟 AI 大眼瞪小眼十個晚上。新網站要上線的公司，這份家底整理好，網站商跟 AI 都能直接用。
Tool Ladder

工具階梯：從你會的開始，一階一階爬

不用一次到位。每一階都能做出東西，順了再爬下一階。

我第一年只用第 1、3 階，一樣把官網做出來了。階梯的重點不是爬多高，是每一階都真的做出東西。
First Assignment

第一份作業：這週，把舊目錄改出一頁新的

GO

五步驟，第一次約 1～2 小時

  1. 挑一頁：從舊目錄挑你最熟的那個產品——你越熟，越能驗收 AI 寫得對不對。
  2. 開場：把提示詞①填好空格，貼給 GPT、Gemini 或 Claude（哪個都行）。
  3. 餵料：傳舊目錄那一頁（拍照或 PDF）＋規格表，用提示詞②讓它先抽架構、你確認。
  4. 產出：用提示詞③讓它寫新版文案＋規格表＋3 個標題，來回改到你點頭。
  5. 驗收落版：逐字核對每一個規格數字 → 把定稿文字貼進 Canva 套個目錄範本 → 你的第一頁新目錄完成。

第二頁開始會快很多——背景它已經認識、架構已經確認，通常 30 分鐘內一頁。目錄剩下的頁數，就是重複這個循環。

做完這一頁，你就超過大多數人了——很多人到現在還只把 AI 當聊天玩具。卡住的話，把「你想做什麼＋卡在哪＋畫面截圖」直接丟給 AI 問，它會帶你走出來。
Traps & Privacy

避坑：三個會讓你受傷的地方＋一條保密原則

① 最重要：AI 會一本正經地「編」規格＋

它不會說「我不知道」——你沒給的數字，它會編一個看起來很像的型號、精度、尺寸放進去，語氣還非常肯定。B2B 目錄規格錯一個，客戶照著下單就是真金白銀的損失。

兩道保險：（1）提示詞裡寫死「規格只能用我提供的，缺的標『待確認』」；（2）落版前，拿原廠資料逐字核對每一個數字。AI 負責 0 到 80 分，最後 20 分的把關永遠是人的活。

② 簡體字和大陸用語會偷偷混進來＋

AI 寫中文偶爾會飄出簡體字或大陸用語（質量→品質、視頻→影片），對外文件出這種包很傷專業感。提示詞第一句就寫死「全程台灣繁體中文，輸出前自我檢查」，發出去前自己再掃一眼，雙保險。

③ 單位與換算是重災區＋

mm、cm、inch 混用，或幫你「順手換算」換錯，是目錄類最常見的翻車點。規定「單位一律用＿＿」，凡是換算過的數字一律抽查。原始資料本來就有兩種單位的，讓它做成兩欄並列，不要讓它換。

④ 保密原則：把 AI 當「外部顧問」看待＋

傳產最常問的一題。判斷標準一句話：你願意給外部顧問看的，才給 AI 看。

放心餵：公開型錄上有的規格、官網內容、已經對外的文宣。
先不要餵：成本、報價底線、客戶名單、還沒發表的新品圖面。

進階做法：不論免費版或付費版，都要自己進設定關閉「用你的對話改進模型」（在「資料控制」之類的選單找）；商用／企業方案通常預設就不拿對話訓練。真的要處理敏感資料，先把敏感欄位拿掉再餵。

FAQ

常見問題

我只會 LINE 和 Excel，真的可以嗎？＋

可以。會打字、會傳檔案就夠了。這套的門檻是「表達」不是「技術」——你平常怎麼跟員工交代事情，就已經是全部的技能了。

要花多少錢？＋

$0 起步。GPT、Gemini、Claude 的免費版都夠你練完這一頁的作業。等你認真開始做整本目錄，再考慮升級一個付費版（每月約 NT$650），比外包設計一頁目錄還便宜。

跟 AI 講中文可以嗎？＋

完全可以，這頁所有示範都是中文。只要記得在提示詞裡規定「台灣繁體中文」，不然它偶爾會飄。

我餵給 AI 的資料，會不會被同行看到？＋

正常情況下，你的對話不會被其他使用者看到，服務商也不會把你的資料交給你的同行。真正要留意的是部分服務可能拿對話當訓練材料——所以照上面第④條的保密原則做：公開資料放心用、敏感資料先去敏或不餵、設定裡自己關掉訓練選項。

目錄的「圖」也能用 AI 生嗎？＋

產品圖建議一律用實拍——AI 生的是「長得像你產品的假產品」，細節全是編的，客戶收到實物會覺得被騙。AI 生圖適合拿來做情境氛圍圖（辦公室場景、工廠意象這類沒有指定產品的畫面）。

卡住了怎麼辦？＋

把「我想做什麼＋卡在哪裡＋畫面截圖」一起丟給 AI 問，它會一步一步帶你。這年頭「會問 AI」就等於會了一半——問問題本身，就是你在這一頁學的溝通公式。

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